Case Gupy: Como Implementar uma Operação 100% Home Office!

Um clima de mudança tomou a Gupy no fim da tarde da sexta-feira, 13 de março. Aquele dia “sextou” diferente. Enquanto alguns colaboradores abriam e fechavam apressadamente os zíperes das bolsas e mochilas para guardar notebooks devidamente etiquetados, fones de ouvidos, anotações e tudo o mais que restava sobre a mesa, outros deslizavam as confortáveis cadeiras do escritório até o hall de elevadores. De lá, as peças seguiriam direto para o endereço de cada um deles. Abraços? Nem pensar. No máximo, um aceno de mão. 

Tanto vaivém tinha um motivo invisível aos olhos: o coronavírus. Para ajudar a evitar a propagação da COVID-19, a empresa decidiu que todos os colaboradores deveriam trabalhar de casa a partir da próxima semana, sem previsão de volta ao escritório físico.

Nem mesmo a diretoria imaginava uma cena daquelas cinco dias antes, quando as conversas sobre medidas de prevenção à pandemia começaram a se intensificar dentro e fora da Gupy e nos grupos de empreendedores no WhatsApp. 

“Tínhamos duas alternativas: tomar logo a decisão de trabalhar de forma 100% remota para garantir a saúde de todos e do negócio ou postergar essa escolha, aumentando as medidas de prevenção no escritório por mais um tempo, o que não era seguro”, diz Stefanie Ferracciu, diretora de Gente e Gestão da Gupy. 

A decisão pelo home office foi tomada de forma conjunta pelos diretores na manhã daquela sexta-feira. Era importante que todos tivessem de acordo com a definição. 

Até ali, Stefanie já tinha feito muitos benchmarkings e trocado informações com empresas de todos os portes. Pesou para a escolha as muitas conversas feitas com os investidores da Gupy e o movimento das grandes startups e de companhias no mundo todo em adotar o home office integral.

“O difícil dessa decisão é como fazer a transição de uma operação presencial para um time 100% remoto de forma rápida. Não estávamos  totalmente preparados para essa situação. Também nunca falamos aos colaboradores sobre trabalhar integralmente dessa forma”, afirma Stefanie. 

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Planejamento da implementação de uma operação remota

A liderança da empresa sabia que a mudança na forma de trabalhar teria grandes impactos nos times e na operação da empresa. 

Cuidar dos colaboradores foi a primeira preocupação dos gestores. “Obrigar as pessoas a fazerem home office é delicado, pois nem todo mundo gosta. Essa mudança também influencia o bem-estar e a saúde mental dos colaboradores. Além disso, é preciso pensar se as pessoas têm infraestrutura em casa para trabalhar, como boa internet e mesa e cadeira adequadas”, diz Stefanie. 

Além de oferecer os materiais necessários para o trabalho remoto, a empresa também depositou R$ 100 para os funcionários garantirem acesso à internet. “Há quem acabou de se mudar e não tem mesa, por exemplo. Vamos dar apoio especial nesses casos”, diz Stefanie. Plataformas online, como Slack e Hangouts, já eram usadas na empresa, o que facilitou a nova operação.

Depois foi a vez de olhar para o negócio e pensar como garantir a performance das equipes, o atingimento das metas e a sustentabilidade financeira da empresa. “Mais do que nunca, os RHs vão sentir a necessidade de se digitalizarem e precisamos ajudá-los. Nesse cenário, o time comercial e de Customer Success é fundamental, por exemplo”, pontua Stefanie. 

Por fim, os diretores também definiram quais rotinas seriam necessárias dali em diante. As reuniões quinzenais tornaram-se semanais e as chamadas dailys, encontros rápidos e diários entre os membro dos times, transformaram-se no novo padrão. 

“Queremos estar mais próximos das equipes para ganhar agilidade na tomada de decisão e ajudar a guiar os colaboradores neste momento desafiador. Para isso, foi preciso também pensar em treinamentos sobre como trabalhar e gerir pessoas remotamente”, diz a diretora. 

Foram listadas ainda todas as as perguntas que poderiam acontecer e projetados os diversos cenários para as próximas semanas. Como ficariam as contratações ? Como seria o onboarding dos novos colaboradores? Como ajudar os clientes a se digitalizarem de vez? Como garantir a motivação do time e a cultura da empresa num modelo de trabalho remoto? 

“ Ainda que sejam muitas mudanças, não fazê-las teria um impacto muito maior para a sociedade e para o negócio. O lado positivo dessa história é que somos uma empresa pequena e o nosso modelo de negócio, o de um SaaS (Software as a Service), permite isso. A tomada de decisão em organizações de grande porte é muito mais difícil e lenta, ainda mais se envolver trabalho em chão de fábrica”, pondera Stefanie.

Comunicando o home office ao time

Finalizada a reunião da diretoria e após meia hora de um almoço rápido, Stefanie se debruçou sobre a apresentação que aconteceria no fim da tarde para toda a equipe da Gupy. Era importante que os colaboradores saíssem alinhados do escritório.

“Nos preocupamos em reunir todos os recados e orientações sobre a rotina da empresa dali em diante. Quanto mais informações são dadas aos colaboradores, mais tranquilos e confortáveis eles tendem a ficar porque sabem o que vai acontecer. Muitas startups compartilharam diversos materiais que trouxeram ideias interessantes de como transmitir as medidas”, afirma. 

Além de mostrar o panorama da pandemia do coronavírus no Brasil e no mundo, a apresentação listou os possíveis desafios que as áreas da empresa enfrentariam no modelo de trabalho remoto e os pontos fortes de cada uma delas para superar as adversidades. “O time comercial, por exemplo, é bom em Inside Sales, modelo de vendas feitas de dentro do escritório. A equipe de engenharia há tempos trabalha home office. Listar pontos fortes como esses é uma forma de motivar e diminuir a preocupação e a ansiedade das equipes, sentimentos naturais num contexto de instabilidade”, pontua a diretora.

Os colaboradores também foram orientados sobre o plano de saúde e como deveriam agir em caso de apresentarem os sintomas provocados pelo vírus.

Desafios

Nesse turbilhão de mudanças, Stefanie afirma que os principais desafios para as empresas são gerir os times, garantir que as metas serão alcançadas e, acima de tudo, manter o bem-estar e o alinhamentos das equipes. 

“Nessa fase inicial, é essencial garantir que as rotinas de trabalho estão acontecendo e que os líderes estão acompanhando de perto as equipes”, diz. Pesquisas enviadas semanalmente aos colaboradores estão servindo de termômetro para a área de Gente e Gestão saber como pode apoiá-lo ainda mais. “É preciso também ficar de olho na saúde da operação e como reduzir custos nesse momento de crise” 

Ela destaca também o papel essencial do RH nesse processo de mudança da forma de trabalhar. “O RH tem a missão de garantir que os colaboradores serão atendidos em todas as frentes e a de apoiar a liderança para que o negócio flua.”

Entre os muitos aprendizados dessa jornada, Stefanie ressalta dois. “Apesar de não ser uma decisão fácil, se tomada em conjunto, com todos cientes de que é o melhor para as pessoas e para o negócio, ela tende a dar certo. É preciso pensar muito também na comunicação, acolhendo todos neste momento”, afirma.

Gostou do conteúdo deste post e quer saber mais sobre o dia a dia da Gupy em tempos de quarentena? Clique e veja a reportagem da emissora de TV Band com o Guilherme Dias, CMO e cofundador da HR tech.