Reunião one-on-one (1:1): o que é e como fazer na sua empresa

A reunião one-on-one, ou reunião um a um, é uma ferramenta de alinhamento entre liderança e pessoa liderada e, também, de desenvolvimento profissional e pessoal. 

Ela envolve o encontro entre apenas duas pessoas, proporcionando uma conversa mais individualizada e específica. Geralmente, acontece uma vez na semana ou a cada duas semanas e possui a duração de 30 minutos a 1 hora.

Ela pode ter como objetivo a definição de metas, plano de desenvolvimento individual (PDI) e outros alinhamentos.

Qual a importância da one-on-one?

A reunião one-on-one é muito importante porque ela aproxima liderança e pessoa liderada, o que reforça o senso de comprometimento e o engajamento.

Além disso, ela é alinha expectativas dos dois lados, contribuindo para uma relação mais saudável e benéfica para ambos.

Uma empresa que tem como prática frequente a reunião de one-on-one oferece uma melhor experiência à pessoa colaboradora, uma vez que a escuta e também orienta para melhores resultados. Inclusive, habilidades como comunicação, dar e receber feedbacks, organização e empatia são fortalecidas.

Quais são os benefícios da reunião one-on-one?

As reuniões 1:1 trazem benefícios tanto para a empresa quanto para a pessoa colaboradora, em níveis profissionais e pessoais, como o desenvolvimento de habilidades e aproximação entre lideranças e pessoa colaboradora, por exemplo.

A vulnerabilidade e o senso de igualdade se sobressaem em contextos de 1:1, o que é essencial para a construção do relacionamento interpessoal.

O ritual 1:1 fortalece a confiança e o respeito mútuo, garantindo uma melhor sincronia entre objetivos e oportunidades.

Benefícios da 1:1 para a empresa

As 1:1 possibilitam que a empresa colha as informações necessárias para desenhar estratégias que resultarão em soluções mais rápidas e eficientes para as questões da organização.

Além disso, possibilita que pessoa liderada tenha uma visão mais fiel de quais são os planos futuros da pessoa colaboradora e de como tem sido a rotina e performance da equipe. Outros benefícios são:

• Alinhamento estratégico
• Estruturação de planos para maior engajamento
• Identificação precoce de desafios que possam prejudicar a retenção de talentos

Benefícios da 1:1 para pessoas colaboradoras

A reunião one-on-one oferecem um espaço confortável para que as pessoas colaboradoras possam expressar suas ideias e opiniões sobre seu departamento e sua carreira. Além disso, possibilitam:

• Troca de feedbacks
• Autodesenvolvimento
• Criação de planos de carreira.

Como fazer uma reunião de one-on-one?

Para fazer uma reunião de one-on-one, é preciso estrutura, pois ela oferece melhor aproveitamento da tempo e mais assertividade no diálogo.

Elas devem ser uma troca, por isso, tanto liderança quanto pessoa liderada tem suas responsabilidades nesta reunião. 

Assim, é importante que a pessoa liderada anote seus pontos para levá-los para o encontro e que a liderança planeje perguntas de acordo com o tema da reunião.

1. Definir o objetivo da reunião

Antes de agendar a reunião, é crucial estabelecer um propósito claro. Você busca solucionar problemas, alinhar metas ou acompanhar o progresso? Defina esse ponto com a outra pessoa para orientar a reunião.

2. Preparar a pauta

Organize um roteiro com os tópicos a serem discutidos, permitindo que ambas as partes contribuam para a agenda. Nos primeiros 5 minutos, revise o que foi acordado na reunião anterior, entenda o que foi cumprido e avalie os resultados;

3. Escuta ativa

Demonstre empatia e compreensão ao ouvir as preocupações e ideias da pessoa colaboradora. 

4. Oferecer feedback construtivo

Forneça observações assertivas e acionáveis para ajudar a pessoa colaboradora a melhorar e crescer profissionalmente. De 15 a 20 minutos da reunião, conversem sobre os principais pontos.

5. Definir ações e metas

Conclua a reunião com um plano de ação detalhado e metas realistas, que serão acompanhadas nas reuniões seguintes.

6. Acompanhar o progresso

Certifique-se de monitorar os resultados e revisar os avanços nas próximas reuniões.

Quanto tempo deve durar um 1:1?

O tempo ideal de uma reunião de 1:1 é de 30 minutos a 1 hora. Um tempo menor que esse não oferece espaço suficiente para a troca genuína entre as duas pessoas. 

Do mesmo modo, um tempo máximo de 1 hora estimula a concisão e diálogo com propósito. Porém, é claro que a definição será algo acordado entre liderança e pessoa liderada.

Frequência ideal da reunião 1:1

A frequência recomendada de reuniões 1:1 é ou semanalmente ou quinzenalmente. Isto dependerá da quantidade de pessoas lideradas que uma liderança possui, para que não fique sobrecarregada.

Manter esta frequência deve ser uma prioridade, visto que possibilita que o acompanhamento seja mais próximo e que não haja quebras no processo de desenvolvimento.

Qual o papel do líder na one-on-one?

A liderança é responsável por criar um ambiente acolhedor, ouvir ativamente e fornecer feedback valioso que inspire o crescimento e a melhoria.

É importante também que a liderança use este tempo para trocar conhecimento, oferecer ajuda em atividades e responsabilidades.

A 1:1 é um recurso que ajuda a liderança a estar no dia a dia da equipe, demonstrando consideração pelo trabalho de cada pessoa colaboradora.

Qual o papel da pessoa colaboradora na one-on-one?

A pessoa colaboradora deve participar ativamente na 1:1, compartilhando suas perspectivas sobre o dia a dia na empresa, seus objetivos profissionais e ideias para melhorias.

A 1:1 é um espaço para cocriação, então, é essencial que a pessoa colaboradora tenha uma postura propositiva, trazendo sugestões para potencializar a equipe e, assim, a empresa.

Como implementar one-on-one na sua empresa?

1. Eduque os líderes sobre a importância das 1:1.

2. Forneça ferramentas para agendamento e acompanhamento.

3. Monitore a consistência e qualidade das reuniões.

10 exemplos de perguntas para a one-on-one

1. Como você tem se sentido na rotina de trabalho?

2. Você tem conseguido conciliar trabalho e vida pessoal?

3. O que te move? O que te motiva a vir trabalhar todos os dias?

4. Quais são seus maiores desafios atualmente?

5. Como posso apoiá-lo(a) melhor em suas metas?

6. Existe algo que você acredita que poderíamos melhorar na equipe?

7. Quais são suas expectativas para o futuro na empresa?

8. Qual parte do seu trabalho aqui está mais alinhada com seus objetivos de longo prazo?
   
   
9. O que podemos fazer hoje para ajudá-lo com seus objetivos de longo prazo?
   
10. Você sente que está progredindo em seus grandes objetivos aqui? Por quê?

Como fazer reuniões de 1:1 mais eficazes?

Agora que já entendemos como uma 1:1 deve ser planejada e conduzida, vamos observar alguns pontos importantes para que as reuniões sejam sempre um sucesso. Veja:

• Conquiste e preserve a confiança da pessoa colaboradora para que ela sempre se sinta à vontade para se abrir;
• Não julgue atitudes e comportamentos e mostre-se sempre disposto a buscar um entendimento mútuo;
• Compartilhe suas próprias aspirações e dificuldades, a fim de criar afinidade com a pessoa colaboradora;
• Valorize as pautas de cada reunião e sempre dê um retorno sobre as ideias e opiniões compartilhadas.

É importante ouvir a pessoa colaboradora com atenção e oferecer feedbacks construtivos, seguindo a técnica sanduíche, da seguinte forma:

• Reconheça os esforços e bons resultados conquistados;
• Exponha os pontos que necessitam de melhorias;
• Ouça a pessoa colaboradora com atenção e procure entender suas dificuldades;
• Proponha ações para melhorar seu desempenho;
• Deixe claro que ele pode contar com você para atingir seus objetivos;
• Reforce sua importância e sua crença em sua capacidade de melhoria.

A reunião one-on-one deve ser percebida pela gestão como uma ferramenta indispensável para o crescimento organizacional e a inovação nas estruturas e nos processos da empresa. Ela é a forma mais eficaz de fazer com que boas ideias se transformem em grandes soluções, mantendo a organização sempre competitiva.

Por que contar com uma plataforma de performance e desenvolvimento?

Plataformas de performance e desenvolvimento são grandes aliadas no acompanhamento contínuo de profissionais, realizado por meio das 1:1.

Elas funcionam como grandes bibliotecas, registrando todo o histórico de interações entre pessoa liderada e liderança, o que é essencial para retrospectivas e processos de avaliação.

A solução Gupy Performance & Desenvolvimento foi criada para possibilitar que lideranças, pessoas colaboradoras e pares de trabalho tenham um espaço específico para feedbacks, jornadas de avaliação e de desenvolvimentos.

A Gupy Performance & Desenvolvimento possui uma metodologia inovadora de ciclos de performance, otimizando processos e garantindo a consistência na gestão de talentos.