Reunião one-on-one (1:1): o que é e como fazer na sua empresa

Mais do que nunca, um dos pilares da gestão de pessoas é o desenvolvimento dos colaboradores com os quais você lida dentro da empresa. Nesse sentido, o coaching se revelou como uma das maiores tendências da atualidade, enquanto o atingimento de metas continua sendo uma forma eficiente de correr atrás dos objetivos da empresa.

Uma das formas de trazer essas necessidades para o dia a dia da gestão de pessoas é por meio da reunião one-on-one (expressão que pode ser traduzida como "cara a cara"). Como o nome indica, ela envolve o encontro entre apenas duas pessoas, proporcionando uma conversa mais individualizada e específica.

O que é reunião one-on-one?

Geralmente, as reuniões one-on-one (ou 1:1 e 1-1) acontecem entre o gestor e o colaborador, quando eles discutem projetos e trocam feedbacks ou acontece um momento particular de coaching etc., de acordo com as necessidades e os objetivos de ambos.

Elas são previamente preparadas pelo colaborador, com pauta específica, duração de aproximadamente 30 minutos e periodicidade semanal ou quinzenal. O objetivo geralmente é o alinhamento de expectativas entre o líder e seu liderado, mas é também uma excelente oportunidade para que o colaborador seja ouvido, podendo expor suas ideias e opiniões sobre os projetos e processos de trabalho.

Quais são os benefícios da reunião one-on-one?

As reuniões 1:1 não devem ser negligenciadas nas organizações, pois trazem grandes vantagens e geram oportunidades de crescimento. Veja, a seguir, alguns de seus principais benefícios.

Aproximação entre gestores e colaboradores

Para que gestão e equipe caminhem lado a lado com harmonia, é imprescindível que haja confiança e respeito mútuos entre ambas as partes. As reuniões one-on-one são perfeitas para desenvolver esses pontos!

Afinal, estar cara a cara, um com o outro, coloca tanto o gestor quanto o colaborador em uma posição de certa vulnerabilidade e igualdade, levando a conversa a fluir melhor e com mais naturalidade. Dedicar esse tempo apenas para o colaborador também faz com que ele se sinta respeitado e valorizado por você e, consequentemente, pela empresa.

Momento privado para melhor troca de feedbacks

A reunião one-on-one representa momentos excelentes para que você e o colaborador possam trocar feedbacks sobre processos, projetos em desenvolvimento e, até mesmo, sobre o trabalho um do outro, de maneira próxima e particular.

Isso possibilita uma maior honestidade e confiança. No ambiente 1:1, o colaborador pode sentir-se mais à vontade para, por exemplo, expressar suas ideias e opiniões sobre seu departamento.

Coaching dos colaboradores

Como mencionamos na introdução, desenvolver um processo de coaching dos colaboradores é importante dentro da gestão de pessoas. As reuniões 1:1 são um ótimo espaço para que você desenvolva e guie o colaborador e os seus projetos.

A interação que vocês terão nesses encontros também é uma oportunidade de você verificar de perto a evolução do desempenho de cada um e desenhar planos de carreira.

Solução mais rápida de problemas

Devido ao foco das reuniões 1:1, elas possibilitam que você colha as informações necessárias para desenhar estratégias que resultarão em soluções mais rápidas e eficientes para problemas encontrados na empresa.

Como organizar esse tipo de reunião?

Qualquer reunião, para que seja bem-sucedida, precisa de um planejamento prévio, pautas bem definidas e uma periodicidade bem estabelecida. Para obter sucesso com sua reunião one-on-one, observe os seguintes aspectos.

Seja regular

Para que as reuniões 1:1 cumpram seu objetivo de desenvolver os colaboradores, é importante que elas aconteçam regularmente. Tente agendá-las a cada 15 dias! Procure marcá-las sempre nos mesmos dia e horário para cada colaborador, permitindo que eles se preparem para a reunião.

Peça que cada colaborador organize as pautas

As pautas devem ser organizadas pelo colaborador de acordo com a periodicidade das reuniões — isso é importante para que o assunto não fuja do que deve ser tratado e para que haja uma real evolução.

A primeira pode tratar de planejamento de projetos, por exemplo; a próxima, focar no coaching; a outra, na discussão de resultados e na troca de feedback; e assim por diante.

Esteja presente

O momento da reunião 1:1 é somente seu e do colaborador. Sendo assim, marque em um momento que o encontro não será interrompido por ligações, e-mails ou outras demandas. Da mesma maneira, cancelar ou remarcar a reunião passa a impressão de que você não se importa.

Como fazer uma reunião de one-on-one?

Apesar de abrir um espaço para que o colaborador fale da gestão e da empresa como um todo, as reuniões 1:1 devem ser focadas nele. Dessa maneira, você saberá como trabalhá-lo para desenvolver sua produtividade e qualidade dentro da empresa, além de verificar como ele se encaixa na organização e responde às demandas e aos processos da companhia.

Se a reunião é com um membro menos experiente da equipe, ela representa uma oportunidade para que o gestor possa acompanhar bem de perto seu desenvolvimento dentro da empresa e seu entrosamento com a cultura, os processos, as tarefas e as equipes de trabalho.

Por outro lado, quando se trata de colaboradores mais experientes, as 1:1 podem tratar de assuntos mais profundos, como o planejamento de carreira e planos de desenvolvimento individual do profissional.

Em ambos os casos, o foco é sempre o colaborador e suas demandas, mas também é importante aproveitar a oportunidade para estimular a participação do profissional com ideias e opiniões sobre o bom andamento da organização e o seu crescimento.

Veja o esquema seguinte e tenha uma ideia de um bom roteiro, que pode ser adaptado por você de acordo com cada caso:

• na chegada, receba o colaborador com entusiasmo e certifique-se de que tudo esteja em seu lugar para a reunião;
• comece revisando o que foi acordado na reunião anterior, veja o que foi cumprido e avalie os resultados;
• passe para o assunto da reunião atual, que deve ocupar a maior parte do tempo, entre 15 e 20 minutos;
• nos minutos finais, elabore o plano de ação para a semana seguinte, deixando claro que ações devem ser realizadas pelo colaborador e como será feito o acompanhamento;
• encerre a reunião one-on-one.

Como fazer reuniões de 1:1 mais eficazes?

Agora que já entendemos como uma 1:1 deve ser planejada e conduzida, vamos observar alguns pontos importantes para que as reuniões sejam sempre um sucesso. Veja:

• conquiste e preserve a confiança do colaborador para que ele sempre se sinta à vontade para se abrir;
• não julgue atitudes e comportamentos e mostre-se sempre disposto a buscar um entendimento mútuo;
• compartilhe suas próprias aspirações e dificuldades, a fim de criar afinidade com o colaborador;
• valorize as pautas de cada reunião e sempre dê um retorno sobre as ideias e opiniões compartilhadas.

É importante ouvir o colaborador com atenção e oferecer feedbacks construtivos, seguindo a técnica sanduíche, da seguinte forma:

• reconheça os esforços e bons resultados conquistados;
• exponha os pontos que necessitam de melhorias;
• ouça o colaborador com atenção e procure entender suas dificuldades;
• proponha ações para melhorar seu desempenho;
• deixe claro que ele pode contar com você para atingir seus objetivos;
• reforce sua importância e sua crença em sua capacidade de melhoria.

A reunião one-on-one deve ser percebida pela gestão como uma ferramenta indispensável para o crescimento organizacional e a entrada da inovação nas estruturas e nos processos da empresa. Ela é a forma mais eficaz de fazer com que boas ideias se transformem em grandes soluções, mantendo a organização sempre competitiva.

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