Organização no trabalho é essencial para qualquer profissional, independentemente de cargo ou nível de experiência.
É também uma preocupação de muitos coordenadores de times, que buscam o melhor dos seus colaboradores, e de recrutadores preocupados com os talentos que estão levando para sua empresa.
Se você não tem o hábito diário de se organizar ou quer melhorar a sua rotina de trabalho, continue com a leitura!
Ter destaque no seu trabalho nem sempre tem a ver com os cursos que você faz ou com as habilidades técnicas que você tem. Em muitos casos, está relacionado com a forma que você gerencia o seu tempo e controla as atividades no dia a dia.
Ser uma pessoa organizada te possibilita:
Bem interessante, né? Confira a seguir algumas dicas que vão te ajudar a conquistar tudo isso.
O primeiro passo é simples: conhecer o seu horário de entrada e saída do trabalho. Mas ele está alinhado com a sua rotina pessoal? Não é apenas sobre registrar o ponto, mas como ele interfere na sua vida fora do trabalho.
Por exemplo, ao acordar, você tem tempo para tomar um bom café, realizar sua higiene e se deslocar para a empresa (caso você não trabalhe de home office)?
E após o fim do expediente, você tem momentos de lazer e consegue dormir uma boa noite de sono?
A qualidade da sua vida profissional está mais conectada com sua saúde pessoal do que você imagina.
A rotina de trabalho pode ser muito estressante, o que acaba sendo frustrante quando você não tem conhecimento das suas prioridades.
É fundamental que você entenda suas principais responsabilidades e saiba o que precisa ser feito hoje, amanhã ou na semana que vem. Lembre-se que nem tudo o que é urgente é importante - ou vice-versa.
Você faz o planejamento da sua semana? Pode parecer óbvio, mas se você não registrar as funções que precisa desempenhar ao longo da semana, você poderá não ter noção do que exige sua atenção e no que precisará focar.
Uma boa dica é usar uma agenda (como o Google Agenda, por exemplo) para marcar as reuniões que você participará e todas as atividades que envolvem o seu trabalho.
Isso vale para escrever um texto, conversar com um colega, checar sua caixa de e-mails e até mesmo para reservar suas pausas.
O Google Agenda já funciona como uma ferramenta de organização, mas você pode utilizar outras plataformas ou aplicativos dependendo da sua necessidade.
Por exemplo, se você trabalha em algum projeto com diversas etapas e tarefas ao lado de outros colegas, vale a pena dar uma olhada no Trello. Ele é gratuito e te ajuda a organizar demandas em quadros interativos com seus convidados.
Outra sugestão legal é o Notion, onde é possível documentar e organizar quase todos os aspectos da sua vida profissional (e até pessoal, se quiser).
E não se esqueça que existem milhares de ferramentas gratuitas e online para usar, é só entender quais funcionam para você.
Um estudo realizado pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft confirmou que muitas reuniões em sequência causam fadiga mental. E que pequenas pausas de 10 minutos ajudavam a manter o “nível de estresse estável”.
Apesar de a pesquisa ter sido realizada para avaliar adeptos do home office, é importante ficar de olho no excesso de reuniões de modo geral. Todo profissional precisa organizar algumas pausas ao longo do dia para evitar o cansaço mental.
Se você trabalha em diversos projetos, tem relacionamento frequente com outros colegas ou participa de muitas reuniões, é bem bacana anotar pontos ou conclusões importantes retiradas ao longo do dia.
Essas anotações podem te ajudar na execução de alguma atividade, a absorver e lembrar de informações compartilhadas ao longo do dia e até a descobrir os próximos passos do seu trabalho.
Que tal começar a fazer suas anotações hoje mesmo?
Você pode até não ser a pessoa que quer abraçar o mundo com diversos projetos, mas já deve ter recebido dezenas de tarefas para realizar, certo?
Independentemente do número de atividades na sua lista, é importante focar em uma por vez. Isso garante qualidade na entrega e até evita que você comece muitas coisas ao mesmo tempo sem ter feito entregas anteriores, o que pode causar uma bola de neve.
Falando em entregas e bola de neve, não ter organização de rotina pode acarretar no descumprimento de prazos.
Controlar sua agenda e manter claro os prazos de entrega são importantíssimos para evitar imprevistos que podem acontecer.
Embora o feedback não seja tratado com prioridade em muitas empresas, nada impede que você peça um retorno sobre o seu trabalho.
Feedbacks são ótimos aliados para sua organização profissional e pessoal, pois a percepção das pessoas ao seu redor pode ter valor na hora de identificar oportunidades e pontos de melhoria no seu próprio trabalho.
Assim você consegue se organizar para momentos de autodesenvolvimento, aprimorar seu fluxo de trabalho e até antecipar situações ou projetos que não estavam no seu radar.
E se você tirasse momentos para não falar sobre trabalho?
Não é piada. Garantir espaços e rituais para conversar sobre absolutamente tudo (menos trabalho) é fundamental na hora de revigorar as energias que você gasta diariamente nas suas tarefas.
Lembre-se do que conversamos lá em cima: a sua saúde pessoal interfere diretamente no seu trabalho. Por isso, não se esqueça dos momentos de confraternização ou até de tomar um cafézinho com um colega para espairecer.
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