Gerar agilidade para o departamento de Recursos Humanos é um conceito que se tornado cada vez mais relevante para as empresas, visto que esse é o setor responsável pela gestão dos ativos mais importantes do negócio: os colaboradores. Dito isso, muito se fala na aplicação de métodos ágeis, como a metodologia Scrum no RH.
Em meio a um mercado de trabalho altamente competitivo e demandas de consumidores cada vez mais exigentes, devido aos impactos da transformação digital na sociedade moderna, o tempo é um dos recursos mais valiosos para as organizações e, por isso, é fundamental utilizar técnicas e ferramentas que otimizem o seu uso.
Preparamos este conteúdo para que você entenda como funciona a metodologia Scrum no RH, qual a sua importância para a empresa e como ela pode ser aplicada na prática. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
Amplamente utilizada no setor de TI, a metodologia Scrum consiste em uma técnica de agilizar a execução de um determinado projeto, ação ou tarefa dividindo-a em diferentes etapas, conhecidas como Sprints.
Os Sprint representam ciclos que podem ter variados períodos de duração, como uma semana, 15 dias ou até mesmo um mês. Cada Sprint, por sua vez, tem a evolução acompanhada diariamente por meio de reuniões de alinhamento de expectativas.
Um dos motivos pelos quais a metodologia Scrum é tão adotada por cada vez mais profissionais de diferentes mercados é que a divisão do projeto em diferentes Sprints proporciona uma série de facilidades em termos de gestão do trabalho, como a possibilidade de realizar pequenos ajustes de planejamento em qualquer etapa no decorrer da execução.
Dessa forma, é muito mais fácil identificar gargalos, falhas ou pontos de melhoria antes que seja tarde demais e a operação seja afetada com impactos negativos, prejuízos ou quaisquer outros problemas.
A metodologia Scrum no RH pode ser executada de maneira mais genérica, por exemplo, em processos seletivos longos, isto é, que envolvam diversas etapas. Contudo, é importante lembrar que, para que haja coerência, cada membro da equipe envolvido na tarefa deve estar ciente do status das atividades de seus colegas.
Como foi dito no tópico acima, a metodologia Scrum consiste em destrinchar um projeto, dividindo as diferentes tarefas que o compõem em ciclos menores e com tempo de duração pré-definidos.
A grande sacada do Scrum, nesse aspecto, é que esses Sprints podem ser analisados mensurados separadamente, o que é crucial para verificar se o desempenho está em níveis satisfatórios ou se é preciso intervir e mudar a estratégia. A grande vantagem está no fato de que essa intervenção pode ser feita a qualquer momento, o que otimiza o uso do tempo, da energia e dos recursos aplicados.
Em cada Sprint realizado, todos os membros do projeto são informados sobre o status de cada ação por meio de reuniões rápidas realizadas todos os dias. A visualização do andamento de cada atividade pode ser feita em uma tabela de progresso.
Após encerrar o Sprint, a equipe o entrega ao time de revisão que, por sua vez, determinará se o ciclo em questão pode ser encerrado (para que um novo seja iniciado) ou se ainda existem pontos a serem melhorados.
Agora que você já sabe o que é a metodologia Scrum e como ela funciona na prática, mostraremos alguns dos principais motivos pelos quais essa técnica tem sido cada vez mais aplicada na gestão de pessoas de empresas com perspectiva de mercado.
Não é preciso ser especialista em ciências contábeis para notar que a aplicação do Scrum nos processos seletivos gera ganhos exponenciais de produtividade. Tanto o departamento de RH quanto os candidatos às novas vagas da empresa são beneficiados quando o gerenciamento das demandas se torna mais prático, visto que os erros são minimizados e as entregas se tornam mais precisas.
A premissa de usar a metodologia Scrum no RH é justamente trazer mais agilidade para os processos, pois, como foi dito na introdução deste conteúdo, tempo é um dos recursos que as empresas não se podem dar o luxo de desperdiçar em tempos de transformação digital e aumento da competitividade nos mais diversos espectros do mercado.
A melhor parte é que, embora as demandas sejam entregues com mais rapidez, a qualidade dos processos não é deixada de lado. Em outras palavras, quando técnicas eficientes são utilizadas os colaboradores conseguem executar as suas funções em menos tempo, o que consequentemente aumenta a capacidade da equipe e proporciona crescimento ao setor como um todo.
Pensamento estratégico é basicamente um pré-requisito para qualquer organização ativa em um cenário acirrado como o que nos encontramos no momento. Dado o contexto, o uso da metodologia Scrum no RH favorece o desenvolvimento de aplicações mais táticas e a evolução dos negócios.
Dessa forma, o departamento de Recursos Humanos obtém mais destaque na empresa devido à capacidade de gerir pessoas de maneira mais ampla, humanizada e diversificada, o que contribui com o clima organizacional e o crescimento dos profissionais.
Para que o setor de Recursos Humanos usufrua dos benefícios citados no tópico anterior, é muito importante que a metodologia Scrum seja aplicada corretamente nos processos operacionais. Veja a seguir como a técnica pode ajudar a superar os desafios cotidianos do setor.
Quem atua no departamento de RH sabe que as demandas vêm em grande volume e variação, o que abre uma grande margem para que sejam executadas de diferentes formas. Para gerar agilidade ao setor, é importante que o modo como as tarefas são executadas sejam reescritas e distribuídas de modo que se adequam às metodologias ágeis.
Nesse sentido, o Scrum se encaixa perfeitamente, visto que ajuda a atender às necessidades do departamento com pontualidade, até mesmo em projetos de grande porte, o que é crucial para o controle na execução de cada etapa. Lembrando que o uso de tecnologia, como um bom software de gestão contábil, pode facilitar ainda mais os processos devido às vantagens da automação.
Para que a metodologia Scrum gere eficiência no RH e proporcione os resultados desejados, é fundamental que cada ação seja atribuída a um profissional devidamente capacitado, assim como um prazo atrelado a ela. Dessa forma, cada membro da equipe estará encarregado de cuidar de cada detalhe durante a execução das atividades, assim como o andamento dos projetos de outros departamentos.
Além do mais, é crucial que os colaboradores se norteiam a partir de um prazo pré-definido, isto é, um tempo estipulado para que as tarefas sejam entregues. Definir essas datas não apenas ajudará o responsável a realizar uma gestão mais estratégica, como também auxiliaria os demais integrantes do time que dependam dessas demandas para que possam dar sequência aos projetos nos quais estão envolvidos.
Para que os colaboradores tenham os conhecimentos necessários para colocar a metodologia Scrum em prática no RH, é muito importante que estejam devidamente capacitados.
O que queremos dizer é que existem treinamentos específicos para ajudar a desenvolver uma visão ampla sobre o mercado atual, assim como o uso de novas tecnologias e as mudanças tanto no comportamento de consumo quanto na postura no ambiente de trabalho.
Os treinamentos corporativos visam capacitar a equipe a ponto de tornar toda a organização mais competitiva em seu mercado. Por isso, não devem ser encarados como um gasto supérfluo, mas sim um investimento estrutural na empresa.
Por fim, mas não menos importante, é possível alinhar as expectativas da empresa com a dos profissionais do RH ao definir metas para a equipe. Se considerarmos que um dos fundamentos do Scrum é a divisão do projeto em diferentes ciclos com duração determinada, as metas podem ser relacionadas a cada Sprint.
Mas para que isso funcione na prática é muito importante que cada meta seja estabelecida com base em critérios realistas, como a capacidade de execução da equipe, os recursos disponíveis e o tempo médio de entrega.
Definir prazos curtos para que uma grande quantidade de responsabilidades sejam concluídas só fará com que os colaboradores se sintam sobrecarregados, e isso pode gerar impactos negativos ao clima organizacional.
Por fim, determine não apenas quais tarefas e em quanto tempo elas devem ser concretizadas, mas também a quais profissionais elas devem ser atribuídas e as métricas utilizadas para mensurar o desempenho individual e coletivo.
Saber como aplicar esse conceito na prática pode gerar ótimos resultados para a empresa, especialmente no que se diz respeito ao uso do tempo e dos recursos destinados aos processos seletivos.