A gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos que visa padronizar o modo de elaborar, manusear, compartilhar e arquivar documentos, a fim de assegurar que as informações da organização permaneçam protegidas e acessíveis.
Além disso, os documentos servem como garantia de que a empresa atua dentro da lei. Alguns exemplos de documentos são:
Convém mencionar que a gestão de documentos se aplica tanto aos arquivos físicos quanto aos digitais.
Quer entender melhor o assunto e aplicá-lo no seu RH (Recursos Humanos) ou DP (Departamento Pessoal)? Então continue a leitura!
Neste artigo, você vai aprender:
Abaixo, confira os principais fatores que atestam a importância da gestão de documentos no RH ou DP:
Ao uniformizar os processos de gestão de documentos, obtém-se uma maior acessibilidade às informações e dados do RH ou DP, uma vez que haverá uma padronização que auxiliará na rastreabilidade dos arquivos.
Como mencionado previamente, a documentação serve como garantia de que o empreendimento atua dentro da lei. Por exemplo, a folha de pagamento comprova que a empresa remunerou os funcionários de acordo com a lei.
Ademais, ao seguir boas práticas de gestão de documentos, assegura-se que os dados pessoais dos colaboradores não sejam acessados por terceiros, o que infringe a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Ao ter acesso facilitado aos dados do RH ou DP, logo, é possível analisá-los e tomar decisões embasadas mais rapidamente. A título de exemplo, a gestão de documentos otimiza os processos de recrutamento e seleção de novos talentos e as avaliações de desempenho de colaboradores com objetivo de oferecer uma promoção de cargo ou uma gratificação.
Vale destacar, ainda, que as boas práticas de gestão de documentos não apenas otimizam a tomada de decisão como preservam o histórico de dados da empresa, o que é fundamental para realização de macroanálises e projeções de longo prazo.
Como a gestão de documentos aumenta a acessibilidade às informações e garante segurança jurídica, consequentemente, promove redução de custos e aumento de produtividade, dado que os colaboradores não irão desperdiçar tempo de trabalho procurando arquivos, o negócio não terá que arcar com multas, indenizações e processos judiciais por não apresentar comprovantes ou deixar vazar informações sigilosas.
A seguir, veja como é possível efetuar uma gestão de documentos eficaz e segura:
O primeiro passo para realizar uma boa gestão de documentos é criar uma política de governança. Para isso, estabeleça regras de elaboração, manuseio, compartilhamento e armazenamento de arquivos, considerando quais informações são de acesso comum a todos os integrantes da organização e quais têm acesso restrito a determinadas pessoas, além de como deve ser feita a solicitação de acesso à informação e sua autorização.
Cabe dizer que é preciso observar a legislação vigente para verificar quanto tempo cada documento deve ser arquivado pela empresa. Tendo como exemplo, uma carta de pedido de demissão deve ser arquivada por cinco anos e comprovantes de quitação de obrigações com a Previdência Social devem ser armazenadas por no mínimo 30 anos.
Convém mencionar que não basta apenas elaborar uma política de governança para documentos, é preciso diálogo com todos os envolvidos para que a implementação das regras ocorra de forma fluída e harmônica.
Reservar um espaço específico para arquivar documentos físicos gera custos com aluguéis ou aquisição de imóveis mais espaçosos, manutenção, higienização e luz, além de que os funcionários demoram mais para procurar os arquivos, mesmo que eles estejam organizados, se comparado a uma rápida pesquisa em um banco de dados digital. Portanto, todos os arquivos que possam ser digitalizados devem ser.
Atualmente, a tecnologia permite a:
Sendo assim, use os recursos tecnológicos ao seu favor para aprimorar a gestão de documentos do RH ou DP.
A LGPD é a lei que dispõe sobre como os dados pessoais devem ser coletados e tratados. A infração das regras pode resultar em:
Nesse sentido, é fundamental investir em meios de garantir a máxima proteção aos dados dos colaboradores, como RG, CPF, conta bancária, telefone, dentre outros, a fim de evitar problemas com a justiça e expor os funcionários a situações, como golpes e fraudes, por exemplo.
Pensando em ajudar você a melhor gerir os documentos do RH e DP, nós, da Gupy, criamos um software de admissão de colaboradores 100% digital. Com ele, você consegue reduzir o tempo de checagem dos documentos, visto que esse processo passa a ser realizando automaticamente pelo sistema que, além de analisar a documentação dos pré-colaboradores, também os notifica em caso de divergência, solicitando o reenvio dos dados.
Não bastasse isso, o programa ainda conta com assinatura eletrônica, centralização de documentos na nuvem, extração de dados em apenas um clique, proteção de dados de acordo com a LGPD, suporte pós-venda e muito mais!
Como você pôde perceber, a gestão de documentos é um processo fundamental para o RH e DP, bem como para as demais áreas da empresa. Pode parecer um pouco complexo, mas com as nossas dicas e um bom software de gestão, certamente, qualquer empecilho será facilmente solucionado.
Se você não quer correr o risco de perder documentos importantes, investir muito tempo na procura de arquivos ou responder a processos judiciais por não adotar boas práticas de gestão de documentos, entre em contato com um de nossos especialistas e conheça o Gupy Admissão!