Antes da chegada do eSocial, a única ferramenta para manter as informações dos colaboradores registrada era por meio da ficha de registro de empregado.
No entanto, anos após aderir à obrigatoriedade da plataforma, as empresas continuam utilizando o Livro de Registro de Empregados, cuja finalidade é manter o registro de dados dos trabalhadores da empresa e um histórico da trajetória de cada um — até porque a lei continua exigindo que essa anotação seja feita.
Utilizar um modelo físico ou virtual de Ficha de Registro fica a critério da organização, o importante é que o registro seja mantido.
Se você está se perguntando por qual motivo deve manter o documento, já que está atendendo corretamente a obrigatoriedade do eSocial, veio ao lugar certo. Aqui, você vai descobrir as respostas para as perguntas abaixo.
Acompanhe!
Após passar pelo processo seletivo e aceitar a proposta da empresa, os profissionais do departamento pessoal precisam cumprir com uma série de obrigações legais para ficar em dia com as exigências da CLT.
Uma dessas obrigações é a ficha de registro do empregado, que reúne diversos dados sobre a pessoa física, necessários para cadastros em órgãos como o próprio INSS e o eSocial.
Ou seja, nenhum profissional não pode iniciar suas atividades sem que antes passe pelo processo de admissão, onde são solicitados documentos para o preenchimento da ficha.
A ficha de registro de empregado é prevista no artigo 41 da CLT:
"Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)."
Embora o meio eletrônico seja amplamente utilizado, a CLT reforça a obrigação de anotar mesmo que em livro ou ficha de registro:
"Art. 5º O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado."
O preenchimento da ficha de registro do empregado, em relação aos dados, também está na lei:
“Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.
Sendo assim, tanto na elaboração do contrato de trabalho, como no preenchimento do livro de registro de empregados, o novo colaborador deve entregar os seguintes documentos para admissão:
De posse a esses documentos, em conformidade com a portaria 41 do Ministério do Trabalho, a ficha deve ser constantemente atualizada com as seguintes informações:
Como você pôde ver até aqui, a ficha de registro do empregado está na lei, ou seja, ela é uma obrigação do empregador durante o processo de admissão.
Seguir a legislação é fundamental para que a organização mantenha a segurança diante das obrigações e informações sobre o quadro de colaboradores, facilitando o cumprimento das rotinas do departamento pessoal e o controle interno. Veja o que acontece no caso das férias.
De acordo com a CLT, a concessão de férias deve ser devidamente registrada em vários documentos:
“Art. 135 - A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o interessado dará recibo. (Redação dada pela Lei nº 7.414, de 9.12.1985)
§ 1º - O empregado não poderá entrar no gozo das férias sem que apresente ao empregador sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que nela seja anotada a respectiva concessão. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)
§ 2º - A concessão das férias será, igualmente, anotada no livro ou nas fichas de registro dos empregados. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)”
Além dessas exigências, a CLT também estabelece o período: todo colaborador, ao completar 12 meses de trabalho, tem direito a férias.
No entanto, a partir dessa data, o prazo para conceder o descanso é de 12 meses. Ou seja, o trabalhador pode gozar de suas férias somente após 24 meses de trabalho.
Ter essa informação documentada para além da carteira de trabalho é fundamental não só para a proteção da empresa, mas também para conseguir se organizar e negociar as férias com o colaborador antes do vencimento do prazo.
A Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019 estabelece uma série de prazos em relação às anotações sobre o empregado, contemplando não apenas o banco de dados da empresa, mas também a carteira de trabalho digital aos que já fazem uso, e ao eSocial.
Confira a seguir.
Nesse âmbito, a lei estabelece prazos diferenciados para cada situação:
“VI - até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.
VII - até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.”
A portaria também reforça que as empresas que não utilizam a ficha de registro de empregados no formato eletrônico devem cumprir as anotações nestes mesmos prazos.
Preencher a ficha de registro do empregado pode ser uma tarefa designada ao setor de contabilidade da empresa, facilitando a prevenção dos problemas em relação à fiscalização e possíveis processos trabalhistas.
Os contadores auxiliam os profissionais do departamento pessoal a manter as informações centralizadas e atualizadas, realizando eventuais correções quando necessário.
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