Para formalizar a contratação de uma pessoa após o processo seletivo é preciso realizar a ficha de admissão de colaboradores. Dessa forma, a empresa direciona quanto ao cumprimento das formalidades e leis trabalhistas, solicitando toda documentação que será necessária.
Essa relação de documentos deve estar em dia antes mesmo de o funcionário iniciar suas atividades, para que a empresa possa se resguardar de fiscalizações e até no caso de haver algum problema futuro com o colaborador.
No entanto, diante de diversas burocracias, nenhum detalhe pode ficar para trás e, muitas vezes, o profissional de RH pode acabar se confundindo no decorrer das etapas. Por isso, preparamos este artigo para ajudar você a elaborar uma ficha de admissão completa e garantir a eficiência no processo de ingresso do novo colaborador.
As leis trabalhistas exigem inúmeras formalidades para a contratação de um colaborador. Em vista disso, para garantir a regularização do funcionário ao ingressar na empresa a ficha de admissão é de extrema importância.
Isso porque, conforme previsto artigo 41 da CLT, por meio desta ficha é possível registrar e anotar todas as informações a respeito do empregado, como dados pessoais, regime de trabalho e data de admissão, cargo e função, números do PIS/PASEP e CPTS, além de dados sobre o período de trabalho na organização.
Assim, por meio desse registro proporciona tanto a empresa quanto ao funcionário uma segurança com relação às obrigações trabalhistas. Com isso, é obrigatório que a ficha de admissão de colaboradores respeite uma sequência numeral e permaneça sempre atualizada.
Após a organização preestabelecer a data de início das atividades do funcionário, a solicitação da relação de documentos para admissão precisa ser efetuada. No entanto, diversas organizações acabam errando no momento do registro, ultrapassando o prazo estabelecido por lei.
Isso porque, conforme estipulado na Lei 5.553/68, o empregador não deve manter em sua posse por mais de cinco dias os documentos do empregado, sejam originais ou autenticados. Assim, tanto o registro quanto a entrega da carteira de trabalho ao profissional devem ser efetuadas em um período de até 48 horas.
Existem alguns documentos que não devem ser solicitados para o colaborador em hipótese alguma, pois pode gerar penalidades e multas para a empresa. Isso porque, esses itens quando exigidos ao profissional são considerados de caráter discriminatório, assim, caso a organização solicite, pode causar preconceito e constrangimento no local de trabalho, além de gerar uma ação trabalhista e multas a ela. Entre os documentos, estão:
Com prazos de entregas de documentos estabelecidos, torna-se essencial realizar a ficha completa do colaborador. Mas, para que esse processo seja feito de maneira adequada vale a pena seguir alguns passos, tais como:
Essa etapa serve para identificar o profissional, coletando dados básicos relacionados à sua vida civil, de modo que a organização possa conhecer o colaborador e tornar seu registro legal. Entre essas informações, podemos incluir: nome completo, grau de instrução, salário, data de admissão, função e horário de trabalho.
Para contratar um funcionário existem diversos documentos que precisam ser solicitados e a falta deles na ficha de admissão de colaboradores pode resultar em multas à organização. Diante disso, é importante observar os documentos solicitados, sendo que os principais são: CTPS, certidão de casamento/nascimento, declaração de dependentes, RG, CPF, entre outros.
O exame admissional, conhecido como ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), também é um documento exigido. Mas, para que o colaborador possa obter esse atestado em até 15 dias após o período de contratação, é preciso que o RH agende uma data com a empresa conveniada para realização do exame.
Cada documento solicitado, ao ser recebido, deve ser minuciosamente conferido. Para auxiliar nesse processo, é importante que o RH monte um check list com cada item exigido e tenha um arquivo físico para manter tudo devidamente organizado.
Existem diferentes formas de organizar uma ficha de admissão, sendo que atualmente há dois modelos mais comuns no mercado, como o processo manual e automatizado. Cada opção traz vantagens e desvantagens conforme a realidade da empresa.
Com o intuito de estabelecer todas as condições em um documento escrito, agora chegou o momento de elaborar o contrato de prestação de serviços. Assim, juntamente da ficha de admissão de colaboradores, o contrato é um termo que também deve prever algumas informações, como jornada de trabalho, remuneração, tipo de contratação, data de admissão, além dos direitos e deveres de ambas as partes.
Para que todas as etapas que envolvem a ficha de admissão de colaboradores sejam feita de maneira eficiente e ágil é importante que o gestor de RH saiba proceder para gerir a equipe. Uma das maneiras de otimizar esse processo é utilizar uma ferramenta como o Gupy Admissão, que digitaliza a contratação de pessoas colaboradoras e economiza o tempo do DP.
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Com isso, caso ocorra a falta de diálogo durante as etapas, todos os processos de admissão podem ser comprometidos, gerando prejuízos na entrada do colaborador e no cronograma do RH.
Como visto, além de uma boa comunicação entre os membros da equipe de RH, obter a ficha de admissão de colaboradores é um dos passos importantes da contratação, pois garante a eficiência no processo de ingresso do novo funcionário à empresa. Assim, é possível anexar todos os documentos necessários para a admissão, evitando erros e o risco de sofrer penalidades.