DCTFWeb: o que é e quais as obrigações das empresas

A Receita Federal do Brasil instituiu em 2018 a DCTFWeb, ou seja, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Desde janeiro de 2023, o envio das informações via plataforma web é obrigatório.

O objetivo é proporcionar uma maior integração com os sistemas da Receita Federal. Inclusive, o acesso para o DCTFWeb é feito por meio do Atendimento Virtual (e-CAC) da Receita.

Outro fator relevante para a implementação do DCTFWeb é a diminuição da ocorrência de erros a partir do uso da plataforma e o aumento da segurança das informações entregues via sistema.

O importante é que há alguns prazos que precisam ser respeitados para editar a declaração, transmiti-la e gerar o documento de arrecadação. Caso a guia não seja paga até a data prevista, a empresa corre o risco de receber multas.

São muitos detalhes para entender e a missão, aqui, é que você conclua a leitura sem ficar com nenhuma dúvida sobre DCTFW. Então, vamos lá!

O que é o DCTFWeb

Instituída pela  Instrução Normativa (IN) RFB nº 2005/2021, a DCTFWeb é, em termos legais, uma obrigação tributária acessória. Mas em outras palavras, pode ser definida como uma confissão de dívida, pois o contribuinte assume no documento que possui débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros.

A DCTFWeb também é um documento declaratório único que integra as informações que constam no eSocial e na EFD-Reinf. Há três tipos de DCTFWeb:

• original: é a primeira Declaração feita em um determinado período ou em certa categoria;
• retificadora: é a Declaração que substitui a anterior quando é preciso corrigir divergências;
• exclusão: é a DCTFWeb enviada para remover o documento já entregue.

A transmissão da Declaração é necessária para emitir a DARF (Documento de Arrecadação das Receitas Federais) para pagamento. Por isso, a empresa precisa estar muito atenta aos trâmites desse processo.

Como fazer a emissão da DCTFWeb

Para poder acessar o sistema DCTFWeb, é preciso fazer, primeiro, o envio dos eventos de fechamento do eSocial e da EFD-Reinf. 

A partir da vinculação dessas informações, é feito o cálculo do valor a ser pago, disponível para consulta na plataforma. 

O acesso ao DCTFWeb é pelo Portal e-CAC. Na plataforma, o contribuinte envia a declaração e emite o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) que precisa ser pago dentro dos prazos estabelecidos para que não seja necessário arcar com  multas.

Quando a DCTFWeb substitui a GFIP?

Com o DCTFWeb, não é mais preciso usar a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) para declarar os débitos determinados por decisões da Justiça do Trabalho, referentes a contribuições previdenciárias e contribuições sociais.

O mesmo acontece em relação ao Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), que também foi substituído pelo DCTFWeb.

Prazos para enviar a DCTFWeb e pagar as contribuições

Há prazos para envio da DCTFWeb diários, mensais e anuais. O mais recorrente é a transmissão da Declaração a cada mês, que deve ser feita sempre até o dia do mês seguinte ao registro dos fatos. Ou seja, a DCTFWeb de outubro de 2023 precisa constar como realizada no sistema até o dia 15 de novembro de 2023. Quando a data não for um dia útil, a transmissão deve ser antecipada. Na data informada como exemplo, é feriado no Brasil. Portanto, para não haver atrasos, a DCTFWeb precisa estar na plataforma até o dia 14 de novembro de 2023.

O envio anual da Declaração só é permitida no caso do 13º salário, que tem como prazo de transmissão o dia 20 de novembro de cada ano. Porém, quando a data não é dia útil, vale a mesma regra citada anteriormente: é necessário antecipar a declaração para um dia precedente.

A única situação que exige que a DCTFWeb seja feita diariamente é a dos espetáculos desportivos, ou seja, a que envolve algum clube de futebol profissional. A Declaração precisa ser enviada até o segundo dia útil após o evento. Significa que se aconteceu um jogo no domingo, é necessário que a DCTFWeb seja feita até a terça-feira seguinte.

Pagamento das contribuições

O vencimento das contribuições obedece ao seguinte cronograma, conforme o Manual de Orientação da DCTFWeb:

O controle de impostos é uma atividade rotineira do departamento pessoal. Mas não é a única. Use o checklist com as 8 principais atividades do DP para garantir a execução de todas as tarefas.