A automação de processos é um recurso que possibilita às empresas deixar com a tecnologia as tarefas automáticas e repetitivas que tomam tempo dos profissionais para permitir que as pessoas tenham mais tempo para realizar as atividades intelectuais e estratégicas para os negócios.
A automatização de processos possibilita às empresas aumentar a produtividade e ter maior eficiência, desde que aplicada da maneira correta. Uma regra importante da automação de processos é não transferir as questões burocráticas que já existem (e são um problema) nos meios analógicos para os digitais.
O uso desse recurso tem um objetivo e precisa de planejamento para ser aplicado. O entendimento do que se pretende com a automação é o mais importante para dar os próximos passos, com a escolha da tecnologia mais adequada, dos sistemas operacionais mais apropriados e definição do cronograma para digitalização ou estruturação dos dados.
A automação de processos geralmente está associada a uma mudança de cultura da empresa. Por isso, entender o que é dispor desse tipo de solução, quais são as vantagens e conhecer as ofertas do mercado é essencial. Vamos explicar tudo para você neste artigo. Acompanhe!
Um exemplo prático do dia a dia sobre o que é a automação de processos é o próprio conteúdo que você está lendo. Antes de ter a tecnologia à disposição, para saber se o uso da crase está correto na frase que acabamos de escrever, era necessário ter à mão um livro de gramática para poder consultar as regras de uso de acentuação ou ocupar o tempo de uma outra pessoa com a revisão e aguardar o retorno, que poderia demorar um dia para ser dado, no mínimo.
Atualmente, o processo de revisão é feito em poucos minutos com o uso da tecnologia. Basta fazer uma pesquisa rápida em um buscador na internet para encontrar ferramentas de correção de texto gratuitas, copiar a frase escrita com a crase e colar no verificador para ter uma resposta instantânea sobre a grafia correta do texto.
Portanto, o processo de revisão foi automatizado com o uso da tecnologia e um sistema estruturado de dados treinado para reconhecer os erros de ortografia na língua portuguesa. É dessa forma que funciona a automatização de processos.
Mesmo com o tema tão difundido, a automação de processo ainda carrega o estigma de que se a automatização entrar por uma porta, terão muitas pessoas saindo pela outra porque serão substituídas pela tecnologia.
A forma de desmitificar e abolir esse receio de uma vez é fortalecer a compreensão sobre os principais benefícios gerados pela implementação da automação de processos:
A automatização de processos permite otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores. Uma tarefa que antigamente poderia levar meses até ser cumprida, como a tabulação de dados de uma pesquisa de clima, apresenta os resultados consolidados instantes depois de ser respondida pelas pessoas.
Os processos automatizados organizam o repositório de informações da empresa, o que evita que se perca tempo atrás de relatórios ou balanços financeiros.
O retorno sobre o investimento em automação de processos é um dos mais vantajosos, quando a implementação é bem conduzida.
Automatização exige uma padronização que contribui, também, para que se reduza os erros na execução das tarefas primordiais da empresa.
Uma das áreas em que a automação de processos é aplicada com bons resultados é a de Recursos Humanos. Muitas empresas utilizam as soluções disponíveis no mercado para impulsionar os resultados do recrutamento e seleção, por exemplo.
Outras ferramentas que automatizam processos e facilitam o dia a dia das organizações são:
A admissão digital melhora a eficiência operacional do Departamento Pessoal, com a validação automática de documentos, assinatura eletrônica e outras funcionalidades.
As empresas que investem no Treinamento e Desenvolvimento dos colaboradores podem usar a automatização de processos para engajar as pessoas e melhorar as taxas de conclusão dos cursos propostos.
Com a automação de processos é possível criar pesquisas e extrair relatórios personalizados para análise de dados relacionados à cultura e clima, o que ajuda a monitorar e criar planos de ação para fortalecer a sensação de pertencimento dos colaboradores.
A partir daqui, você já sabe o que é mais importante sobre automação de processos. O próximo passo é conhecer mais sobre inteligência artificial. No Blog do RH é fácil encontrar artigos sobre o tema. O mais recente deles é o que apresentamos a Gaia, a Inteligência Artificial da Gupy.