O mundo dos negócios está se automatizando cada dia mais, todas as funções que antes necessitavam de grandes esforços físicos ou uma diversidade de materiais e pessoas para serem efetuadas, estão passando a ser realizadas apenas com o uso de um computador ou algum outro aparelho eletrônico. Um grande exemplo dessa evolução é a assinatura eletrônica para o RH.
Nenhuma empresa funciona sem o setor de RH, sendo sempre um das áreas burocráticas mais movimentadas e cheias de trabalho, afinal, lá é onde quase todas as decisões sobre funcionários são tomadas. Sendo assim, é um setor que necessita de muita atenção e investimentos, e nada melhor do que implementar o modelo de assinatura eletrônica.
Essa modalidade veio para facilitar os processos burocráticos, agilizar envios e solicitações, além de automatizar processos e muito mais. Para entender um pouco mais sobre o que é assinatura eletrônica e sua importância, continue com a gente e conheça seus benefícios para o RH.
Todas as pessoas que trabalham com gestão e administração conhecem as famosas pilhas de papéis compostas de cartas, contratos, requerimentos, entre outros, e sabem o quão cansativo e incômodo é analisar cada uma a mão, e ainda no final colocar a sua assinatura como forma de encerramento.
Para facilitar este cenário o modelo virtual tem se tornando uma grande tendência. Com isso, a assinatura eletrônica se tornou uma forma muito mais viável que a convencional, ao autenticar e enviar documentos. Com essa tecnologia não há necessidade de contar com o papel mãos, pois a forma digital permite assinar e autenticar qualquer documento.
Esse modelo de assinatura é extremamente confiável, pois deve ser validado judicialmente antes de ser colocado em prática, tanto no individual como no coletivo, tudo para deixá-lo 100% confiável e legal.
Apesar de ser chamada de assinatura, este modelo não é especificamente um nome escrito e digitalizado para ser colocado no rodapé de um papel. O termo abrange uma área muito maior, englobando qualquer tipo de transação de documentos e sendo realizada por dispositivo digital autenticado por uma empresa.
As assinaturas são chaves digitais criptografadas e no setor de RH podem ser utilizadas por profissionais de maneira fácil. Isso porque com apenas um clique o encarregado pelo documento pode inserir a chave ao arquivo, assim o autenticando como verdadeiro e podendo ser enviado.
Da mesma forma que envia, o RH consegue receber e analisar contratos enviados por clientes ou parceiros que também possuem assinatura digital, devido esta tecnologia poder ser feita de maneira simples. Ainda se for o caso, o cliente pode desenvolver uma assinatura própria para aquela empresa, devido ao compartilhamento no banco de dados.
A digitalização de processos é uma das melhores formas de dar aquele upgrade a sua empresa, pois, afinal de contas, é uma tecnologia que veio para entregar uma série de benefícios e deixar de lado os empecilhos dos velhos métodos.
A assinatura eletrônica para o RH, como parte da digitalização, vem carregada de vantagens que qualquer setor gostaria. Todos esses benefícios giram em torno de praticidade e agilidade de processos, comodidade e, claro, economia de dinheiro para a empresa. Veja abaixo as principais vantagens desse modelo.
Imagine um setor onde incontáveis documentos são impressos diariamente, formando pilhas de folhas distribuídas entre seus funcionários, e de repente com a implementação de um novo método a impressora se torna obsoleta e o uso de papel impresso quase não existe mais, pois essa é uma das principais vantagens dessa assinatura.
Toda empresa possui um orçamento destinado a materiais de papelaria, mas com a assinatura eletrônica esses gastos se tornam muito menores, devido à quantidade de papel a ser utilizado diminuir drasticamente, salvando o dinheiro da empresa que agora pode ser investido em áreas com maiores necessidades.
Outra grande vantagem envolvendo o uso menor de papel, que gera consequências que vão além da empresa, são os impactos ambientais. Pois, menor consumo, gera resíduos reduzidos, evitando desperdícios de material.
Dezenas de documentos, horas de análises, modificações, ligações para alteração, reuniões internas e externas, tudo isso faz com que o tempo dentro de um setor de RH seja muito precioso e seja bem-aproveitado. Assim, a economia de tirar o processo de imprimir um documento, o assinar, colocar na pilha ao lado e depois encaminhar ao destino, acaba aumentando o período na empresa.
Diante disso, qualquer meio que gere agilidade e aproveitamento de tempo é muito bem-vindo a um escritório, pois adianta processos e torna a vida dos funcionários ainda mais simples. O tempo antes gasto desnecessariamente, agora é automatizado e concluído muito mais rápido que antes.
A implementação desse novo método de autenticação está se tornando tão importante que as empresas que ainda não o têm já pensam no ‘’quando’’, e não mais no ‘‘se’’ irão adotar esse modelo. Como vimos anteriormente, suas vantagens são inúmeras, pois isso faz parte das tecnologias que vão dominar o mercado no futuro, e é o desejo e dever de qualquer gestor estar em dia com tudo que a tecnologia tem a oferecer para melhor o funcionamento de uma empresa.
A segurança é vital para o RH, pois são diversos documentos importantes que passam por essa área, e a assinatura eletrônica permite transações com o maior nível de cuidados possível. As chaves de segurança só podem ser usadas por aqueles que elas pertencem, o que evita fraude de assinaturas e confirma totalmente a integridade do documento.
Além de garantir que o documento não possa ser alterado ilegalmente após a inserção da assinatura eletrônica, pois todos os dados que dizem respeito ao momento que o documento foi assinado ficam salvos juntos à sala de entrega.
Estamos em uma época em que não aderir aos novos modelos que as tecnologias nos oferecem é ficar para trás no mercado, o que atrapalha no desenvolvimento total de uma empresa. Principalmente em momentos como o atual, onde o mundo tem trabalhado a distância, a assinatura eletrônica para o RH vem não somente para nos atualizar, mas também para ajudar a manter qualquer setor funcionando sem nenhum problema.
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