A reunião one-on-one, ou reunião um a um, é uma ferramenta de alinhamento entre liderança e pessoa liderada e, também, de desenvolvimento profissional e pessoal.
Ela envolve o encontro entre apenas duas pessoas, proporcionando uma conversa mais individualizada e específica. Geralmente, acontece uma vez na semana ou a cada duas semanas e possui a duração de 30 minutos a 1 hora.
Ela pode ter como objetivo a definição de metas, plano de desenvolvimento individual (PDI) e outros alinhamentos.
A reunião one-on-one é muito importante porque ela aproxima liderança e pessoa liderada, o que reforça o senso de comprometimento e o engajamento.
Além disso, ela é alinha expectativas dos dois lados, contribuindo para uma relação mais saudável e benéfica para ambos.
Uma empresa que tem como prática frequente a reunião de one-on-one oferece uma melhor experiência à pessoa colaboradora, uma vez que a escuta e também orienta para melhores resultados. Inclusive, habilidades como comunicação, dar e receber feedbacks, organização e empatia são fortalecidas.
As reuniões 1:1 trazem benefícios tanto para a empresa quanto para a pessoa colaboradora, em níveis profissionais e pessoais, como o desenvolvimento de habilidades e aproximação entre lideranças e pessoa colaboradora, por exemplo.
A vulnerabilidade e o senso de igualdade se sobressaem em contextos de 1:1, o que é essencial para a construção do relacionamento interpessoal.
O ritual 1:1 fortalece a confiança e o respeito mútuo, garantindo uma melhor sincronia entre objetivos e oportunidades.
Benefícios da 1:1 para a empresa
As 1:1 possibilitam que a empresa colha as informações necessárias para desenhar estratégias que resultarão em soluções mais rápidas e eficientes para as questões da organização.
Além disso, possibilita que pessoa liderada tenha uma visão mais fiel de quais são os planos futuros da pessoa colaboradora e de como tem sido a rotina e performance da equipe. Outros benefícios são:
A reunião one-on-one oferecem um espaço confortável para que as pessoas colaboradoras possam expressar suas ideias e opiniões sobre seu departamento e sua carreira. Além disso, possibilitam:
Para fazer uma reunião de one-on-one, é preciso estrutura, pois ela oferece melhor aproveitamento da tempo e mais assertividade no diálogo.
Elas devem ser uma troca, por isso, tanto liderança quanto pessoa liderada tem suas responsabilidades nesta reunião.
Assim, é importante que a pessoa liderada anote seus pontos para levá-los para o encontro e que a liderança planeje perguntas de acordo com o tema da reunião.
Antes de agendar a reunião, é crucial estabelecer um propósito claro. Você busca solucionar problemas, alinhar metas ou acompanhar o progresso? Defina esse ponto com a outra pessoa para orientar a reunião.
Organize um roteiro com os tópicos a serem discutidos, permitindo que ambas as partes contribuam para a agenda. Nos primeiros 5 minutos, revise o que foi acordado na reunião anterior, entenda o que foi cumprido e avalie os resultados;
Demonstre empatia e compreensão ao ouvir as preocupações e ideias da pessoa colaboradora.
Forneça observações assertivas e acionáveis para ajudar a pessoa colaboradora a melhorar e crescer profissionalmente. De 15 a 20 minutos da reunião, conversem sobre os principais pontos.
Conclua a reunião com um plano de ação detalhado e metas realistas, que serão acompanhadas nas reuniões seguintes.
Certifique-se de monitorar os resultados e revisar os avanços nas próximas reuniões.
O tempo ideal de uma reunião de 1:1 é de 30 minutos a 1 hora. Um tempo menor que esse não oferece espaço suficiente para a troca genuína entre as duas pessoas.
Do mesmo modo, um tempo máximo de 1 hora estimula a concisão e diálogo com propósito. Porém, é claro que a definição será algo acordado entre liderança e pessoa liderada.
A frequência recomendada de reuniões 1:1 é ou semanalmente ou quinzenalmente. Isto dependerá da quantidade de pessoas lideradas que uma liderança possui, para que não fique sobrecarregada.
Manter esta frequência deve ser uma prioridade, visto que possibilita que o acompanhamento seja mais próximo e que não haja quebras no processo de desenvolvimento.
A liderança é responsável por criar um ambiente acolhedor, ouvir ativamente e fornecer feedback valioso que inspire o crescimento e a melhoria.
É importante também que a liderança use este tempo para trocar conhecimento, oferecer ajuda em atividades e responsabilidades.
A 1:1 é um recurso que ajuda a liderança a estar no dia a dia da equipe, demonstrando consideração pelo trabalho de cada pessoa colaboradora.
A pessoa colaboradora deve participar ativamente na 1:1, compartilhando suas perspectivas sobre o dia a dia na empresa, seus objetivos profissionais e ideias para melhorias.
A 1:1 é um espaço para cocriação, então, é essencial que a pessoa colaboradora tenha uma postura propositiva, trazendo sugestões para potencializar a equipe e, assim, a empresa.
Eduque os líderes sobre a importância das 1:1.
Forneça ferramentas para agendamento e acompanhamento.
Monitore a consistência e qualidade das reuniões.
Como você tem se sentido na rotina de trabalho?
Você tem conseguido conciliar trabalho e vida pessoal?
O que te move? O que te motiva a vir trabalhar todos os dias?
Quais são seus maiores desafios atualmente?
Como posso apoiá-lo(a) melhor em suas metas?
Existe algo que você acredita que poderíamos melhorar na equipe?
Quais são suas expectativas para o futuro na empresa?
Agora que já entendemos como uma 1:1 deve ser planejada e conduzida, vamos observar alguns pontos importantes para que as reuniões sejam sempre um sucesso. Veja:
É importante ouvir a pessoa colaboradora com atenção e oferecer feedbacks construtivos, seguindo a técnica sanduíche, da seguinte forma:
A reunião one-on-one deve ser percebida pela gestão como uma ferramenta indispensável para o crescimento organizacional e a inovação nas estruturas e nos processos da empresa. Ela é a forma mais eficaz de fazer com que boas ideias se transformem em grandes soluções, mantendo a organização sempre competitiva.
Plataformas de performance e desenvolvimento são grandes aliadas no acompanhamento contínuo de profissionais, realizado por meio das 1:1.
Elas funcionam como grandes bibliotecas, registrando todo o histórico de interações entre pessoa liderada e liderança, o que é essencial para retrospectivas e processos de avaliação.
A solução Gupy Performance & Desenvolvimento foi criada para possibilitar que lideranças, pessoas colaboradoras e pares de trabalho tenham um espaço específico para feedbacks, jornadas de avaliação e de desenvolvimentos.
A Gupy Performance & Desenvolvimento possui uma metodologia inovadora de ciclos de performance, otimizando processos e garantindo a consistência na gestão de talentos.